こんにちは！プランナーの鎌田です。

友達の結婚式二次会で幹事を頼まれた場合、どうしたら良いでしょうか。経験が無ければどこから手を付けて、何をしたら良いのか分かりませんよね。

通算5000件の二次会に関わってきたプランナー鎌田が「これさえこなせば幹事業務は安心！」な項目を以下に用意しました。チェックリストに沿って進めていけば、誰でも幹事になれちゃいます。

まずはチェックリストの1～10です。

【これさえあれば安心！誰でも幹事になれるチェックリスト50】

1　幹事を依頼された時に、まず自分が幹事を引き受けられるかどうか確認する

安易に引き受けて「できなかった」となることが一番問題です。仕事や家庭が立て込んでいると余力がないかもしれません。まず自分に務まるかどうか、引き受ける前に考えてみましょう。

2　幹事を引き受けたら、幹事メンバーの確認

自分以外の幹事メンバーがいるのか確認しましょう。新郎側・新婦側の友人でそれぞれ幹事を立てることもありますし、１人で任されることもあります。会ったことのないメンバーがいるなら新郎新婦に顔合わせの場を設けてもらいましょう。

3　打合せ①新郎新婦との役割分担

おおよそ4～6か月前までにどこまで幹事側が動くのかを確認しましょう。新郎新婦が行うこと、幹事が行うことと明確にしておかないと、後々支障をきたします。

4　打合せ②幹事同士の役割分担

幹事が複数いる場合、まとめ役のリーダーを立てた方がスムーズに進められます。その他にも、きちんと役割分担をしておけば、みんな積極的に仕事に取り組むことができます。

5　打合せ③新郎新婦の希望確認

新郎新婦の希望を確認しましょう。「お任せ」と言われても、ＮＧ事項が無いかだけは確認しておきたいところです。二次会のテーマや「歓談重視」などの大まかなイメージが分かるだけでも指針を立てられます。

6　打合せ④予算の確認

新郎新婦がどこまで自己負担をするのか、全て会費で賄いたいのか。料理・演出・ゲームなど、どこの部分を重視してお金を使いたいのかなど詳しく確認しましょう。大体の必要総額経費から人数で割って計算し会費を設定するケースもあれば、まず会費を決めてから例えば景品にいくらかけるのか割り当てを決めるケースもあります。

7　打合せ⑤二次会に招待する人数を把握する

新郎新婦がどこまで呼びたいのか確認しましょう。会場選びもゲスト人数によって変わってきます。この段階できっちりリストアップしていなくても、最小人数と最大人数がどのくらいになりそうか確認しておきましょう。

8　会場探し

会場は新郎新婦が決める場合もありますし、任される場合もあります。会場規模により対応できるゲスト人数などが異なりますので、条件に合った会場を探しましょう。どこまで任されるかによりますが、候補の会場をいくつかリストアップして、新郎新婦に最終決定を委ねても良いですね。

9　会場選別

候補の会場を絞ったら、設備や空き状況・開宴可能時間を確認しましょう。電話で確認してもいいですが、実際に下見をしてどんな会場か自分の目で見てみることも大切です。また、やりたい演出やプログラムがあれば、その会場で可能かどうかもチェックしましょう。

□　設備（新郎新婦控室の有無、ＤＶＤ等映像設備の有無、音響機材の有無、トイレの場所など）

□　開宴可能時間（希望する時間に開宴可能かどうかの確認）

□　料理形式（各テーブルに運ばれてくる大皿形式か、ゲストが取りに行くブッフェ形式か）

□　希望の演出が可能かどうか（ケーキカットセレモニー、バンド演奏、余興ダンスの為のスペースなど特殊なもの）

□　当日の会場に入れる時間と、完全退出時間

10　会場決定

気に入った会場があれば予約を取ります。会場予約は埋まってしまわないよう早めに押さえることがおススメです。細かい金額面もチェックしましょう。

□　コース内容（品数やウェディングケーキが含まれるかなど）と金額

□　新郎新婦飲食代は無料対応か、支払いが必要か

□　特典などがあるか（幹事1名分無料や、〇名以上でウェディングケーキ無料など）

□　予約をした後でのキャンセル料金発生時期と詳しい金額

□　最終人数を伝える期日と、何日前までに人数の変更が可能か

□　当日の人数が増えた場合に追加料金はいくら発生するか

 

次回は11～20をお知らせします。