こんにちは！プランナーの鎌田です。

友達の結婚式二次会で幹事を頼まれた場合、どうしたら良いでしょうか。経験が無ければどこから手を付けて、何をしたら良いのか分かりませんよね。

通算5000件の二次会に関わってきたプランナー鎌田が「これさえこなせば幹事業務は安心！」な項目を以下に用意しました。チェックリストに沿って進めていけば、誰でも幹事になれちゃいます。

今回は誰でも幹事になれるチェックリスト50より11～20をお伝えします。

【これさえあれば安心！誰でも幹事になれるチェックリスト50】

11　プログラム作成

新郎新婦からの希望演出などがあれば盛り込みながら、大まかなプログラムを決めます。ウェディングケーキの準備など会場への依頼がある場合は、会場都合もあるので勝手に決めずに相談しましょう。会場貸切時間を考慮しながら、一つの項目にどのくらいの時間が想定されるか考えながら演出やイベントをいくつ入れるか考えます。二次会の3～4か月前までには考えておきましょう。

12　他のゲストへの依頼事項の確認

乾杯の発声や余興など、必要な場合はゲストに依頼します。二次会当日に日が近づいてから頼むと、断られたり負担になってしまう場合があります。依頼されるゲストが余裕を持って準備できるよう早めに声をかけましょう。特に余興は準備に時間のかかる場合がほとんどですので、最優先で依頼をしましょう。

13　ゲストのリストアップ

具体的に誰を呼ぶのか、名前を書きだしていきましょう。ゲストのリストアップは新郎新婦が行うことが多いです。任されている場合は、メンバーに抜けが無いか、間違いが無いかを新郎新婦に確認してもらいましょう。

14　ゲストの出欠確認連絡

リストアップが完成したら、ゲストに連絡しましょう。招待状はハガキで送る場合もありますが、二次会であれば最近はメールやＳＮＳが一般的です。無料で使えるWeb招待システムなどもあるので、活用するのも一つの手です。返信してもらいたい期日を明記して送りましょう。入れておきたい内容一例は以下の通りです。

□　挨拶の言葉

□　誰の結婚式二次会か（新郎新婦の名前）

□　二次会開催日と受付開始時間、開宴時間

□　場所（会場名や住所、連絡先など。地図まで送っていると丁寧です）

□　会費金額

□　出欠の返信期日（1か月程前までに設定するのがオススメです）

□　問合せ先（代表幹事の連絡先）

2～3か月前に連絡し、１か月前までに出欠の返事をもらうようなスケジュールがおすすめです。

15　ゲストの出席確認

１か月程前にはゲストの出欠が戻ってくるのでとりまとめましょう。期日を過ぎても返信が来ない人には確認の連絡を入れましょう。期日までに出欠の分からない人がいれば、いつまでに返事がもらえそうか確認します。会場の最終人数変更に間に合いそうかどうか判断し、間に合わなければ一度会場に相談しても良いかもしれません。

16　プログラムの再検討

ある程度の参加人数が分かれば、実際の会費収入がいくらになるのかを計算してみます。参加メンバーや再計算された実際の予算額により、プログラムも再検討する所があるかもしれません。何ができて何ができないのか、見直しを行いましょう。見直しができたら、進行時間まで記入した進行表を作成します。二次会の３週間程前が目安です。

17　新郎新婦に進行表確認依頼

進行表を作成したら、新郎新婦に進行の流れを確認してもらいましょう。初めにプログラムを考えた時から日が経っていると、希望が変わっている場合もあります。ふたりの希望と異なっていないか、変えたい演出がないかを確認しましょう。新郎新婦からＯＫが出れば、最終の進行表として確定させます。

18　ゲスト依頼の最終確定連絡

プログラムを再検討して当日の流れを最終決定させたら、声をかけていた乾杯の発声者などに確定での依頼連絡を行いましょう。余興など、すでに準備に取り掛かっている場合は進捗状況の確認などを取るのも良いでしょう。

19　台本の作成

進行表を元に、具体的な台本を用意しましょう。当日を想像して、細かく作成しておく方が安心です。当日を具体的にイメージした台本を作成していると、抜けている必要備品などが出てくる場合があります。随時、買い出しリストに足しておきましょう。

20　ＢＧＭの決定

ＢＧＭもこだわりたい場合は、いつどのタイミングでどの曲を流すのかなど新郎新婦の希望を確認し、進行表や台本にタイミングや曲名を入れ込みましょう。

 

次回は21～30をお伝えします。